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招標工作人員應該注意的20個細節問題

發布時間:2010-04-12 已瀏覽: 2824 次

1、 采購范圍和內容,一定要明確,要在招標文件中說完全。這是核實投標和統一評標的依據。如果有較多的選購內容,最好在招標文件中明確 :單獨報價,不計入投標總價內。

2 、對于招標文件的澄清要求,一定要讓投標方以書面方式提出,采購機構與最終用戶商量后,以書面方式回答。避免口頭問答和澄清。這是避免以后糾紛的重要辦法。

3、如果對于投標有特殊要求,比如:允許報出“折扣”,允許報出同時中標多“包”的優惠條件,則應當在招標文件中用黑體字標明:“必須在開標一覽表中注明,開標時唱出,方才有效 ,”等等內容。避免部分內容不公開,引起誤解、爭議和投訴。

4、出售招標文件的登記表,應當每個投標方單獨一張。還要求注明擬投標的是某某制造廠還是某某代理商。不可共用一張表格,那樣容易泄露消息。

5、如果開標地點變化,與出售標書的地點不一致,比如,在外租用開標會議室的情況,一定要用書面通知的辦法,而且要求投標方回復收悉,最好是傳真方式。對于外地投標方,考慮其可能不熟悉地理位置,應當說明白,最好附一個簡圖。如果有單行路等交通限制的,也應說明。

6、如果在某會議室開標,最好另外告知采購機構工作人員的移動電話,或者就近的固定電話。這是為了防止投標方臨時需要聯系,而找不到采購機構具體聯系人的情況。

7、如果在某高層寫字樓或賓館的會議室開標,應當注意寫明會議室的房間號碼。避免投標方在投標截至時間前趕到,匆匆忙忙,找不到準確的投標地點。

8、如果在某高層寫字樓或賓館的會議室開標,應當注意通知大樓的服務臺、保衛和或本單位的其他人員,不得擅自接收和簽收投標文件。以防止個別投標方鉆孔子,在投標時間截至時間已過時,借口已向采購機構投標。

9、如果投標方可能采用現金作為投標保證金時,應該提醒他們最好提前半小時到場,以免因為盤點現鈔耽誤,影響準時開標。

10、采購機構應當準備一些檔案袋、熒光筆、塑料繩、粘膠帶、印油、膠水等物品,當投標方的投標文件沒有按照規定密封時候,采取適當措施。避免因為枝節問題,導致廢標。

11、開標大會的簽到表,應當分設。投標方單獨一張簽到表。最終用戶代表和其他工作人員一張表;評委(和或公證人員,紀檢監督人員等)單獨一張表。避免不必要的信息泄露。
采購機構的有關人員,也應簽到。

12、對于采用計算機抽取辦法產生的評標委員,不宜僅僅為了保密,而使評委匆匆忙忙,糊里糊涂參加評標。盡可能使其了解評標涉及的主要技術要求內容,有所準備。此外,盡可能提前使其熟悉采購招標涉及的法律法規。

13、不宜采取對待學生參加考試的辦法對待參加評標的專家。現在,專家多是“業余的”,大多專家不是為了幾個“評標咨詢費”來的,而是出于責任和榮譽感等等。某種意義上講,專家是客人,是請來幫忙的。為了保密,是采取“臨時上繳手機”的措施,還是“要求關閉手機”,“都放在桌面上”?是先發聘書,再簽“評標承諾書”;還是只立“責任狀”;是允許專家就較復雜的技術問題討論,還是規定“一律獨立評標,不得交頭接耳”,做法不同,人性味道不同,效果也各異。

14、如果開標大會邀請公證處參加并公證,則應當要求公證人員必需著裝。而且事先特別提醒最終用戶代表、評委、和投標方代表,帶齊身份證,資質證等文件證明的原件,以備查。

15、如果開標后,安排有澄清或者質詢,則必須要求投標方等候或者留下移動電話以便聯系。在此情況下,不可只詢問質詢意向中的一兩家,而對其他投標方在等候幾個小時后,告訴“不問了,回去吧”。那樣不僅僅對投標人員沒有“人性味”,而且容易激怒他們,引發投訴。最后,發布中標結果公示時,應當考慮告知投標方各自不中標的原因。

16、應當注意保存所有開標評標的原始文件資料,包括簽到表、評委的評標質詢問答記錄(最好有評標全程記錄或者錄音錄像)、評委打分原始表格等等。一律要求用不退色的墨水筆書寫,不可使用鉛筆。

17、不僅僅要求評委和所有工作人員對評標過程細節保密,而且需要提醒采購機構的其他領導和工作人員,最終采購單位的有關領導注意保密。泄密、不負責任的部分透漏相關情況或者讓投標方道聽途說得到小道消息,容易引發不必要的爭議和投訴。

18、注意保管計算機中的招投標有關信息,包括各個投標方聯系電話,評委的信息以及評標報告等。如果辦公室的計算機處容易有外人來來往往,需特別注意。

19、添加刻錄機。每個項目(或者幾個項目)的采購招標結束后,將資料刻成光盤保管,便于今后參考。而且,如果招標文件含有附錄圖紙,則刻成光盤,比復印工程圖方便,價格還便宜。

20、提倡項目采購人員,每次招標結束后,寫下項目小結和體會,日積月累,總會有進步。

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